Detectorul de
bani publici

Achizițiile publice

3.1. Cum se cumpără bunuri sau servicii?

Ori de câte ori o autoritate contractantă are nevoie de anumite produse, servicii sau lucrări, aceasta are, în principiu, două opțiuni:

• să le achiziționeze de pe piață,
• să le realizeze intern, în cadrul propriei organizații.

În situația in care le achizitionează de pe piață acest lucru se realizează prin atribuirea de contracte de achiziție publică/concesiune sau acorduri cadru.

În situatia in care se realizează la nivel intern, fără a apela la resurse externe, acest lucru se poate materializa în două forme:

• fără crearea unei entități distincte de autoritatea contractantă (unul dintre compartimentele interne are în cadrul atribuțiilor sale efectuarea respectivei activități (serviciul investiții din cadrul primăriei asigură dirigenția de șantier pentru lucrările executate prin angajații din acest departament, angajați ce detin atestat de diriginte de șantier)
• Prin crearea unei entități distincte de autoritatea contractantă (de exemplu, la nivelul primăriei/CJ se înființează o societate comercială care activează în domeniul serviciilor de pază)

Achizițiile publice sunt procese destul de complexe, care pot crea probleme și celor mai experimentați practicieni, din motive care țin de legislație complicată, neclară și care se schimbă constant. Scopul nostru nu este de a explica legislația sau de a produce un ghid care să ajute o instituție sau un ofertant să realizeze o procedură, ci își propune să ofere principalele direcții pentru orice persoană care vrea să înțeleagă principiile achizițiilor publice și care vrea să urmărească modul în care o instituție realizează astfel de proceduri.

3.2. Câteva reglementări legate de achiziții

Dacă vreți să citiți mai multe despre regulile de realizare a achizițiilor publice, vă interesează următoarele acte normative:

• Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice
• Hotărârea de Guvern  nr. 395 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice
• Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale
• Hotărârea nr. 394/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale
• Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii
• Hotărârea nr. 867/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii
• OUG nr. 13 din 20 mai 2015 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice
• Ordonanţa de urgenţă nr. 98/2017 privind funcţia de control ex ante al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor-cadru de achiziţie publică, a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii

• Dacă vă interesează un ghid despre cum se realizează achiziții publice, însoțit de o bibliotecă de spețe, puteți consulta materialul pregătit de Agenția Națională pentru Achiziții Publice (ANAP) 
• Dacă vreți să citiți răspunsuri oferite de ANAP la întrebări specifice, puteți consulta biblioteca de spețe 
• Ghid pentru practicieni în domeniul achiziţiilor publice - ediţia II -

În raportul de față ne uităm doar la Legea 98/2016, adică achizițiile clasice, nu și la celelalte legi privind achizițiile publice privind concesionările și achizițiile sectoriale.

3.3. Etapele procedurii de achiziție

Orice procedură de achiziție are câțiva pași cheie care țin de planificare și implementare:

3.4. Praguri

Modul în care se organizează achizițiile publice depinde de mai multe elemente. Însă principalul criteriu care determină ce tip de procedură se aplică depinde de valoarea achiziției. Orice achiziție publică implică realizarea unei estimări a valorii, pornind de la cerințele departamentului de specialitate din instituția care organizează achiziția. Valoarea estimată nu include T.V.A.

În primul rând, separația dintre tipurile de proceduri se realizează ținând cont de limitele prevăzute la articolul 7 din Legea 98/2016, care delimitează procedurile competitive de achiziție publică de cele prin care AC pot cumpăra direct de pe piață – adică achizițiile directe.

Limitele valabile până la 13 septembrie 2022

Limitele sub care AC poate cumpăra direct din catalogul SEAP sau prin publicarea unui anunț pe site-ul propriu, pe cel al ANAP sau în SEAP:

• 135.060 lei fără TVA pentru produse și servicii
• 450.200 lei fără TVA pentru execuție de lucrări

Mai departe, mai există câteva excepții, care nu necesită neapărat publicarea în SEAP:

• 100.000 lei pentru produse şi servicii, respectiv 280.000 lei pentru lucrări -  AC poate achiziţiona direct, doar prin consultarea a minimum trei candidaţi;
• 70.000 de lei – AC poate achiziţiona direct pe baza unei singure oferte;
• 4.500 lei - AC poate plăti direct, pe baza angajamentului legal, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.

Peste pragurile pentru achiziție directă, AC sunt obligate să realizeze proceduri competitive, prin intermediul SEAP. Astfel, trebuie să publice un anunț de participare/atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene - https://ted.europa.eu/ - pentru achizițiile cu o valoare estimată egală sau mai mare de:

• 26.093.012 lei, pentru contractele de achiziție publică/ acordurile-cadru de lucrări;
• 678.748 lei, pentru contractele de achiziție publică/ acordurile-cadru de produse și de servicii;
• 1.042.363 lei, pentru contractele de achiziții publice/ acordurile-cadru de produse și de servicii atribuite de comună, oraș, municipiu sau județ, precum și de instituțiile publice aflate în subordinea acestora;
• 3.636.150 lei, pentru contractele de achiziție publică/ acordurile-cadru de servicii care au ca obiect servicii sociale și alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2.

Limitele valabile după 13 septembrie 2022

Legea 208/2022 a modificat (dublat) valorile din lege. Limitele sub care AC poate cumpăra direct din catalogul SEAP sau prin publicarea unui anunț pe site-ul propriu, pe cel al ANAP sau în SEAP:

• 270.120 lei fără TVA pentru produse și servicii
• 900.400 lei fără TVA pentru execuție de lucrări

Mai departe, mai există câteva excepții, care nu necesită neapărat publicarea în SEAP:

• 100.000 lei pentru produse şi servicii, respectiv 280.000 lei pentru lucrări -  AC poate achiziţiona direct, doar prin consultarea a minimum trei candidaţi;
• 70.000 de lei – AC poate achiziţiona direct pe baza unei singure oferte;
• 4.500 lei - AC poate plăti direct, pe baza angajamentului legal, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.

Mai departe, mai există câteva excepții:

•  AC are obligaţia de a utiliza SEAP sau de a publica un anunţ într-o secţiune dedicată a website-ului propriu sau al SEAP, însoţit de descrierea produselor, serviciilor sau a lucrărilor care urmează a fi achiziţionate, pentru achiziţiile a căror valoare estimată este mai mare de 200.000 lei, fără TVA, pentru produse şi servicii, respectiv 560.000 lei, fără TVA, pentru lucrări;
• AC are obligaţia de a consulta minimum trei operatori economici pentru achiziţiile a căror valoare estimată este mai mare de 140.000 lei, fără TVA, pentru produse şi servicii, respectiv 300.000 lei, fără TVA, pentru lucrări, dar mai mică sau egală cu valoarea menţionată la punctul de mai sus; dacă AC primește doar o ofertă, AC poate realiza achiziția
• AC are dreptul de a achiziţiona pe baza unei singure oferte dacă valoarea estimată a achiziţiei este mai mică sau egală cu 140.000 lei, fără TVA, pentru produse şi servicii, respectiv 300.000 lei, fără TVA, pentru lucrări;
• are dreptul de a plăti direct fără acceptarea prealabilă a unei oferte, dacă valoarea estimată a achiziţiei este mai mică de 9.000 lei, fără TVA.

Procedura ce se regăsește între pragurile pentru achiziție directă și cele de mai sus se poate realiza printr-o procedură simplificată.

Important: o AC nu poate fragmenta un contract pentru a aplica o procedura inferioară. Desigur că este mai ușor să organizezi 3-4 achiziții directe decât o procedură simplificată, însă această împărțire este ilegală. Diferența dintre împărțirea pe loturi și fragmentare este una importantă, iar prima este permisă (și chiar încurajată) de lege. Împărțirea pe loturi se face pentru a permite unui număr mai mare de ofertanți să participe la procedură, dar și pentru a permite AC să primească oferte diferite pentru nevoi mai specifice, care pot fi acoperite de fiecare dintre loturi. Dacă se împarte o achiziție pe loturi se va păstra tipul de procedură superioară, care ar fi fost aplicată pentru întreaga achiziție.

De exemplu: o AC dorește să construiască o clădire pentru care execuția lucrărilor de zidărie costa 400.000 lei, instalațiile electrice 100.000 lei, instalațiile sanitare 100.000 lei, climatizarea mai costă și ea 50.000 lei. Poate organiza o singură procedură simplificată de 650.000 lei, 4 proceduri simplificate sau o procedura simplificată de achiziție cu două, trei sau patru loturi. Este ilegal să se atribuie direct 4 contracte.

Fragmentarea achiziției în celălalt sens are rostul doar de a oferi achizitorului posibilitatea să cumpere mai ușor, prin ocolirea regulilor.

• De exemplu, dacă am o achiziție pentru modernizarea unei străzi de trei km, care costă 900.000 lei și AC o fragmentează în trei părți de către un km pentru a realiza trei achiziții directe de câte 300.000 de lei încalcă legea.

3.5. Tipurile de proceduri

În funcție de limitele de mai sus, AC optează pentru tipurile de proceduri de mai jos. Pentru fiecare procedură există o valoare estimată, pe care AC o stabilește inclusiv pe baza consultării pieței, adică prin solicitarea de prețuri de la furnizorii de pe piața liberă. Nu este ilegal să testezi piața, dimpotrivă este indicat, atât timp cât nu există înțelegeri sau alte forme de ”aranjare” a achiziției.

Important: În momentul în care se realizează o achiziție, AC se va raporta la scopul proiectului. Un exemplu este achiziționarea de servicii de evenimente: AC nu va cumpăra sala de conferințe, masa de prânz și pauza de cafea separat, ci le va include într-o singură achiziție pentru care va calcula valoarea estimată. Organizarea unor proceduri separate nu este permisă și ar putea fi considerată ca fragmentarea achiziției.

De exemplu, dacă valoarea estimată este 134.000 pentru execuție de lucrări de renovare, se va organiza o cumpărare directă. Dacă valoarea este de 136.075 de lei, fără TVA vorbim de procedură simplificată. Dacă am vorbi de servicii de organizare de eveniment, ar putea intra la procedura proprie, reglementată de anexa 2 a Legii 98/2016. În procedura proprie, AC stabilește regulile după care realizează achizițiile publice.

Obiectul achiziției publice se pune în corespondență cu codul/codurile CPV care îl descriu cât mai exact, relevantă în acest context fiind activitatea ce caracterizează scopul principal al contractului. Codurile CPV nu au legătură directă cu valoarea estimată și nici nu există o limită de sumă pentru un cod CPV anume.

3.6. Obligații de transparență ale instituțiilor publice

Autoritățile contractante au anumite obligații de transparență cu privire la achiziții publice și contracte. Chiar și în cazul celor directe există anumite cerințe, chiar dacă sunt mult mai lejere decât în cazul procedurilor competitive.

Programul anual al achiziţiilor publice  (PAAP)

Este un instrument care ne permite să vedem din timp ce intenționează să cumpere instituția respectivă și când. Planul se realizează în semestrul IV pentru anul următor și se întocmește pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele din instituție. Planul poate fi modificat și republicat în măsura în care există actualizări.

AC are obligația de a publica semestrial în SEAP extrase din PAAP, dar și orice modificare în termen de cinci zile lucrătoare, pentru contractele de lucrări peste pragul de la art. 7 (5), respectiv produse/servicii peste pragul de la art. 7 (1).

PAAP PMB 2022

Unde găsesc PAAP?

• Pe paginile web al instituțiilor
• În SEAP – meniu principal > inițieri proceduri > planuri de achiziții

Strategia anuală de achiziţie publică (SAAP)

AC are obligația de a o elabora pentru procesele de achiziție programate a fi lansate pe parcursul unui an bugetar dacă cuprind cheltuieli de capital mai mari de  

125.000.000 de lei pentru anul respectiv. Strategia este un document narativ mai degrabă, nu ca planul de achiziții, care include informații despre modul în care instituția va pregăti achizițiile, indicatori cantitativi și calitativi pentru managementul/gestionarea portofoliului de procese de achiziții sau detalii despre PAAP. Strategiile se publică pe paginile web ale instituțiilor.

Rapoartele privind achizițiile directe

AC au obligația de a transmite în SEAP trimestrial o notificare cu privire la achizițiile directe pe care le realizează, care sunt grupate pe necesitate. Notificarea trebuie să cuprindă cel puțin obiectul, cantitatea achiziționată, valoarea și codul CPV.

Notificările pot fi găsite pe e-licitatie.ro, meniu principal > Cumpărări directe > Notificari centralizate pentru achizitii directe.

Alte cerințe privind achiziții publice și contracte

Conform standardelor menționate în Anexa 4 a Strategiei Naționale Anticorupție 2021-2025, instituțiile publice ar trebui să publice o serie de informații, care sunt legate de bugete și achiziții publice, în secțiunea destinată informațiilor de interes public. Unele dintre aceste informații trebuie publicate conform Legii 98/2016, altele conform Legii 544/2001, iar altele au fost incluse într-un memorandum semnat de Guvern în martie 2016, pentru creșterea transparenței^[2].

Legat de achiziții publice, se publică următoarele date:

• Programul anual al achiziţiilor publice
• Centralizatorul achiziţiilor publice cu evidenţierea execuţiei contractelor, în format deschis, pentru contractele cu o valoare totală mai mare de 5.000 euro, cu o actualizare trimestrială.
• Contractele de achiziţii publice cu o valoarea totală mai mare de 5.000 EUR, inclusiv anexe acestora.
• Documentele privind execuţia contractului: declaraţii de calitate şi conformitate, procese verbale de recepţie, ordine de plată.

Contractele de achiziție sunt informații de interes public și pot fi solicitate de către oricine pe baza Legii 544/2001, care stabilește la art. 111 că “Orice autoritate contractantă, astfel cum este definita prin lege, are obligația să pună la dispoziția persoanei fizice sau juridice interesate, în condițiile prevăzute la art. 7, contractele de achiziții publice”.

Mai trebuie menționat că după finalizarea procedurii de atribuire, dosarul achiziției are caracter public. Astfel, persoanele interesate pot solicita conform Legii 544/2001 informații legate de achiziție, iar accesul poate fi limitat doar dacă date legate de propunerea tehnică, propunerile financiare sau fundamentările/justificările de preț/cost sunt declarate confidențiale. Dosarul achiziției conține foarte multe informații, de la referatul de necesitate, documentația de atribuire, anunțul de intenție/participare, erate, clarificări, decizia de numire a comisiei de evaluare, procesul-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor, formulare folosite în achiziție (ofertă, DUAE), raportul procedurii de atribuire, contracte, contestații, decizii CNSC, decizii Curte de Apel În cazul achizițiilor directe, nu veți regăsi aceste documente, dar puteți solicita contractul, dacă s-a încheiat unul.

Pagina ANAP este un bun exemplu care reflectă cum ar trebui să arate aceste documente. Vedeți:

• Centralizator contracte
• Documente privind execuția contractelor
• Execuții bugetare și obligații de plată 

3.7. Cum caut o achiziție publică?

Cea mai mare parte a achizițiilor despre care am discutat mai sus sunt procesate prin intermediul portalului www.e-licitatie.ro (SEAP), existând și câteva mici excepții în care AC nu sunt obligate să publice în portal (cum ar fi cererile de oferte, achizițiile sub 4500 lei și negocierile fără publicare prealabilă). Actualul portal este funcțional din 2016, însă au fost încărcate și procedurile mai vechi fosta platformă. Ele se găsesc în secțiunea „ Proceduri migrate din vechiul SEAP”. E-licitatie acoperă doar procedura de achiziție. Despre partea de implementare a contractului se regăsesc informații doar în secțiunea „Documente constatatoare”.

Achiziții realizate conform procedurii proprii se pot publica pe pagina web a instituției. De exemplu, serviciile de pază pot intra în această categorie, după cum vedem și în exemplul de la Primăria Reșița.  

Pentru achiziții la nivel european găsiți datele în portalul TED. Puteți căuta achiziții nu doar din România, dar și din toate țările membre UE, dar și câteva alte țări precum spațiul Economic European sau din țări candidate la aderarea UE. Aici puteți găsi date despre achizițiile din România, dar puteți căuta după multe criterii, cum ar fi cumpărator, locul activității, baza legală, tipul de procedură.

Notă: Achizițiile realizate în România, care se publică în TED, se regăsesc și în e-licitatie.ro, dar site-ul poate fi util să vedeți dacă o firmă a participat la proceduri în altă țară.

În SEAP

Câteva sfaturi generale pentru SEAP:

• Când căutați o primărie, consiliul județean etc trebuie să știți că în limbaj administrativ și în SEAP trebuie să introduceți municipiul, comuna, orașul, județul etc. Câteodată este posibil să găsiți și după termenul primărie, însă regula este cea de mai sus.
• Vă ajută dacă știți care este codul unic de identificare (CUI) / codul de identificare fiscală (CIF) al entității pe care o căutați. SEAP are opțiuni de căutare automată după ce introduceți câteva litere, însă codurile vă pot ajuta să găsiți mai repede. Orice cod poate fi găsit printr-o simplă căutare pe Google de tipul TelDrum CUI. Dacă veți nevoie de cod și pentru alte motive, îl puteți găsi și pe SEAP, accesând meniul principal – listă participanți. Puteți căuta în câmpul denumire participant, prin introducerea numelui entității dorite.

• În momentul în care căutați o achiziție evitați să introduceți foarte multe criterii, întrucât vă pot limita rezultatele
• Dacă vreți să căutați un cod CPV, puteți folosi motorul de căutare SEAP 

Înainte de a începe să căutați achiziții, puteți să vă familiarizați cu platforma și prin crearea unui cont de test, pe care îl puteți crea la https://demo.e-licitatie.ro/pub. Diferența față de interfața publică, unde se afișează informațiile la zi este că puteți realiza un cont de AC, de operator economic sau de autoritate cu rol de control Puteți găsi un manual de utilizare pentru AC la http://e-licitatie.ro/pub/manual/ca. 

3.7.1. Cum aflu dacă o AC a inițiat o achiziție?

Cu mici excepții – cum ar negocierea fără publicare – anunțurile de lansare a procedurilor de achiziție se regăsesc în SEAP. Instituțiile publică și pe site-urile lor, unele pun și linkuri către SEAP, dar cel mai sigur este să căutați direct în SEAP.

Trebuie să selectați meniul principal – inițieri de proceduri de achiziție.

• În primul rând, puteți selecta tipul de procedură pe care o folosește AC.
• Numărul de anunț vă permite să căutați o anumită achiziție dacă aveți deja numărul din diverse surse, inclusiv de pe site-ul instituției
• Câmpul denumire contract este util dacă vreți să căutați mai degrabă un subiect și nu aveți o căutare precisă. Puteți căuta, de exemplu, după un cuvânt anume, însă vă bazați pe acuratețea și atenția instituției de a denumi contractele
• Domeniul de activitate vă permite să selectați un domeniu mai precis precum construcții sau industria alimentară
• Filtrele legate de data publicării vă permit să selectați un interval între care a fost publicat anunțul, iar pentru data depunerii – data limită pentru depunerea ofertelor
• Dacă știți codul CPV, puteți restrânge căutarea pe un subiect mai concret, dacă instituția are multe achiziții. De exemplu, dacă vreți să căutați adezivi sau pâine, puteți fie sa introduceți cuvântul, fie codul dacă îl știți deja  

Câteva informații pe care le puteți găsi în anunțul de participare:

Secțiunea introductivă – partea superioară a paginii

• numărul anunțului este util pentru a urmări atribuirea acestuia – este numărul după care puteți urmări evoluția procedurii de achiziție
• mai putem afla tipul achiziției (achiziție publică, sectoriale, concesionări), legislația conform căreia s-a realizat, modalitatea de atribuire, data de publicare și transmitere în SEAP și AC. Data de transmitere/publicare este interesantă pentru a vedea când a inițiat AC achiziția respectivă.

• vizualizare procedură – arată progresul procedurii și ne ajută să înțelegem în ce stadiu este achiziția publică și când se vor lua anumite decizii

• descarcă arhiva documentație și clarificări – arhiva include mai multe documente esențiale precum fișa de date, caietul de sarcini, DUAE, alte formulare. Documentele pot fi consultate și în partea de jos a paginii, la lista documentelor care compun documentația de atribuire.

• Fișa de date este documentul care conține cerințele și detaliile achiziției
• Caietul de sarcini reprezintă cerințele minime pentru elaborarea ofertelor tehnice de către participanți – cu alte cuvinte, ceea ce cere o AC de la cei care vor să participe la achiziție. Caietul include în mod obligatoriu specificațiile tehnice. Poate include referințe la obligații, cerințe tehnice, obligații sau termene pentru prestare/livrare.

IMPORTANT: documentele sunt disponibile în format .p7s, care se deschide cu aplicația Shell Safe Verify – disponibilă doar pentru Windows.

Secțiunea I - Date generale despre autoritatea contractantă și achiziție

Secțiunea II - Titlul și descrierea succintă ne pot arată ce intenționează să cumpere AC. Informațiile privind loturile – ne arată în câte loturi vrea AC să împartă achiziția, dar și la câte loturi poate depune un operator economic. De asemenea, conține informații despre descrierea fiecărui lot în parte: valoare, criteriu de atribuire, sursa fondurilor

Secțiunea III – cerințele pe care le impune AC privind eligibilitatea, capacitatea, situația economică și financiară, reguli de participare. Acestea sunt importante pentru că sunt criterii care pot scoate din concurs un ofertant – de exemplu, poți cere ca un ofertant să aibă o experiență precum mare. Deși acestea sunt descrise în lege, fiecare AC are o anumită flexibilitate cu privire la ceea ce cere de la ofertanți.

Secțiunea IV – Procedura – tipul de procedură folosit, dacă este contract sau acord cadru, dacă se va organiza licitație electronică. Licitația electronică este procesul repetitiv desfășurat prin mijloace electronice după o evaluare inițială completă a ofertelor, în cadrul căruia ofertanții au posibilitatea de a reduce prețurile prezentate și/sau de a îmbunătăți alte valori ale unor elemente ale ofertei, care permite clasificarea ofertelor prin metode automate de evaluare. Cu alte cuvinte, în licitația electronică, ofertanții care au îndeplinit toate cerințele AC și au depus oferte conforme licitează, la un termen clar stabilit prețul ofertat, având posibilitea de a își îmbunătăți oferta). Informațiile administrative sunt importante pentru că ne arată care este termenul pentru primirea ofertelor/cererilor, valabilitatea ofertelor și condițiile de deschidere a ofertelor. Este interesant de văzut dacă termenele sunt nerealiste – prea scurte, de exemple – sau sunt puse în anumite zile când ofertanții nu ar fi foarte atenți, cum ar fi în zilele premergătoare  sărbătorilor. Nu se mai poate stabili zi de deschidere 1 ianuarie, dar se poate stabili 31 decembrie, dacă este zi lucrătoare

• De asemenea, putem afla cine este autorizat să participe la deschiderea acestora

Secțiunea VI – informațiile complementare – secțiunea include informații despre periodicitatea achizițiilor (de exemplu, în cazul achizițiilor conform Anexei 2), dacă se acceptă plăți/facturi electronice și alte informații suplimentare pe care le poate adăuga AC, precum și condițiile de contestare.

Lista de clarificări, notificări și decizii poate include documente emise de AC – poate include clarificări sau eventualele contestații depuse de operatorii economici cu privire la Documentația de atribuire/derularea procedurii, precum și decizia CNSC/instanței cu privire la aceste contestații.

Lista de erate include corecturi pe care le include AC față de anunțul inițial. O erată nu poate modifica semnificativ o achiziție – de exemplu obiectul sau introducerea unor noi cerințe de calificare– ci sunt în general erori materiale în elaborarea procedurii. În situația în care se constată că sunt erori substanțiale – a fost selectată procedura simplificată în loc de licitația deschisă - procedura trebuie să fie anulată și repostată în SEAP în mod corect.

Participanții la procedură – Pentru a vedea ce ofertanți au participă la o procedură se accesează secțiunea „Vizualizare procedură” – Declarație de participare. În această secțiune, AC are obligația ca în termen de 5 zile de la termenul limită de deschidere a ofertelor să publice lista participanților- ofertanți individuali, asociați, subcontractanți, terți susținători.

În secțiunea „Vizualizare procedura” se publică și procesele verbale, rapoartele intermediare și raportul procedurii. Aceasta secțiune a fost publică, dar în acest moment nu pot să vadă documentele postate aici decât operatorii economici participanți la procedură și observatorii ANAP.

3.7.2. Proceduri verificate de ANAP

Maxim 10% din procedurile cu o valoare estimată mai mare decât pragul valoric stabilit de legislație pentru realizarea achiziției directe sunt verificate de către ANAP.

Autoritățile contractante au obligația de a notifica ANAP  atunci când inițiază o procedura de negociere fără publicare prealabilă, mai puțin cele datorate unor cauze imprevizibile, deoarece toate aceste proceduri trebuie să fie verificate de ANAP.

Verificarea are in vedere atât modul in care este elaborata documentația de atribuire cat si modul in care se desfășoară procesul de evaluare oferte. Lista procedurilor verificate de ANAP se regăsește aici.

ANAP emite avize conforme necondiționate în situația în care nu identifică abateri de la legislația în domeniu sau avize conforme condiționate în care identifică abateri și propune masuri de remediere. Avizele se emit pentru documentația de atribuire și pentru toate etapele de evaluare a ofertelor: DUAE, oferta tehnică, oferta financiară, documente suport DUAE și raportul procedurii.

Termenul maxim de răspuns la un aviz conform condiționat pentru documentația de atribuire este de 60 zile, după acest termen, dacă AC nu a răspuns, procesul de verificare încetează.

Avizul emis pentru documentația de atribuire se regăsește înainte de Secțiunea I:

cel cu privire la răspunsul la eventualele solicitări de clarificări în Secțiunea „Clarificări, Notificări, Decizii”:

Avizele emise în timpul evaluării ofertelor nu sunt publice, ele pot fi consultate doar finalizarea achiziției, prin solicitare de acces la dosarul achiziției. Contractul de achiziție publică încheiat fără a fi rezolvate toate abaterile identificate de ANAP este nul.

3.7.3. Cum aflu cine a câștigat o achiziție?

Anunțul de atribuire este o oglindă a celui de intenție/participare. Cu alte cuvinte, filtrele după care căutăm sunt similare.

Informațiile furnizate se pot exporta (de cele mai multe ori) în format excel sau pdf, prin accesarea butonului ”Exporta”. Astfel, putem sa exportăm în forma tabelară informații legate de procedurile finalizare de o AC într-o anumita perioadă sau de procedurile câștigate de un EC.

Avem în plus:

• CIF / denumire ofertant câștigător – dacă vreți să căutați după o anumită firmă. Sfatul nostru este, din nou, să aflați CIF-ul înainte de a începe astfel de căutări, întrucât pot exista mai multe firme cu același nume sau cu nume foarte asemănătoare
• Asociat la plan – Aceasta informație există dacă AC a generat în secțiunea „Planuri de achiziție” un plan pentru anul respectiv/proiectul respectiv
• Contracte subsecvente – dacă este un acord cadru, pot exista contracte subsecvente, care să fie încheiate în cadrul acelui acord cadru. De asemenea, am menționat deja că se poate încheia un acord cadru, fără a exista contracte subsecvente.

Partea introductivă a anunțului de atribuire include informații care ne pot interesa legate de:

• Tipul de procedură folosit
• Legislația folosită
• Dacă a fost publicat în JOUE
• Când a fost transmisă în SEAP
• AC

Secțiunile II-III sunt similare cu anunțul de publicitate – vezi secțiunea anterioară

Secțiunea IV - Procedura

Ne arată informații despre:

• Tipul procedurii folosite
• Dacă s-a folosit procedura electronică – se aplică ca etapă finală la licitația deschisă, restrânsă sau la negocierea competitivă, la reluarea competiției dintre OE la acorduri cadru sau la depunerea ofertelor în sistemele dinamice de achiziții
• Tipul de contract

Secțiunea V – atribuirea contractului – este probabil cea mai importantă, pentru că ilustrează cine este câștigătorul procedurii. O procedură de achiziție poate avea unul sau mai mulți câștigători, chiar și în condițiile în care nu este împărțită pe loturi.

Dacă există mai multe contracte, platforma vă permite să folosiți filtre și să căutați după numărul contractului, ofertant, denumire contract sau loturi. Aceasta implică totuși că știți dinainte aceste informații.

Dacă nu vreți să folosiți opțiunea de căutare, platforma afișează câștigătorul/ii și datele importate despre aceștia:

• Numărul contractului și data. Vă poate fi util dacă vreți să îl solicitați pe baza Legii 544/2001 sau vreți să îl căutați pe site-ul AC
• Numele și CIF-ul ofertantului declarat câștigător și valoarea contractului. În cazul acordurilor cadru veți găsi atât numele câștigătorilor care au ofertat pentru acordul cadru, cât și cei care au câștigat contractele subsecvente.
• Numărul lotului pe care l-a câștigat
• Valoarea contractului. La acordurile cadru veți găsi un interval (valoarea minimă= valoarea celui mai mic contract subsecvent, valoarea maximă = valoarea totală a contractelor ce pot fi atribuite în cadrul acordului), iar la contractele subsecvente valori fixe.

Dacă apăsați pe butonul verde din partea dreaptă veți putea accesa informații suplimentare, precum numărul de oferte inacceptabile/neconforme/conforme primite, data încheierii contractului, date despre câștigător, precum și informații despre valoarea contractului.

3.7.4. Achizițiile directe

Achizițiile directe nu respectă regulile de la procedurile competitive. Adică, în primul rând, nu avem un anunț de lansare a procedurii, ci doar un anunț care reflectă faptul că s-a cumpărat un produs, serviciu sau lucrare din SEAP sau s-a notificat o cumpărare din afara SEAP. Achizițiile directe sunt similare cumpărării direct de pe raftul magazinului și din acest motiv sunt și mult mai puțin reglementate prin legislație. Nu sunt necesare cele mai multe documente care aplică procedurilor competitive și nu există termene de timp precise pentru cumpărare ca în celelalte cazuri, însă AC impune un termen limită. Un utilizator extern nu poate vedea catalogul, doar AC îl poate consulta.

Prima opțiune a secțiunii dedicate achizițiilor directe - Achizitii initiate din catalogul electronic - reflectă produsele cumpărate din SEAP, adică acele cumpărări care se încadrează sub limitele de la art 7. În cazul achizițiilor directe avem doar următoarele informații:

• Codul achiziției – la cele directe este de formatul DA31027471
• Data publicării, data finalizării și valoarea
• Datele AC
• Datele câștigătorului
• Denumirea achiziției, descriere, condiții de livrare și de plată, codul CPV, tipul de contract si sursa fondurilor. De regulă, descrierile sunt succinte
• Repere achiziționate – ce s-a cumpărat, cantitatea, valoarea și estimarea AC. În tabelul din partea dreaptă putem vedea ce a solicitat AC și ce a ofertat operatorul economic

În cazul achiziției directe nu este obligatorie semnarea unui contract.

Totuși, pentru achiziții directe în care autoritatea contractantă dorește să comunice anumite cerințe legate de ofertele ce urmează a fi depuse, există posibilitatea publicării unui anunț în secțiunea „Publicitate anunțuri”. Aici se comunică informațiile minime pe care operatorii economici trebuie să le furnizeze în cadrul catalogului de produse.

3.7.5. Contestații

O serie de informații interesante și utile referitoare la posibile încălcări ale prevederilor legale în procedura de atribuire – modul de elaborare a documentației de atribuire și/sau modul de evaluare oferte se regăsesc în contestațiile depuse de operatorii economici.

Aceste contestații – fără anonimizarea datelor de identificare a contestatarului sau a altor participanți la procedură - precum și deciziile emise de instanță (CNSC/ Curte de Apel) se regăesc atașate anunțului în sectiunea Clarificări, notificări, decizii.

Informații despre stadiul unei contestații depuse la CNSC  sau despre deciziile emise se regăsesc aici:  http://portal.cnsc.ro/

În sectiunea „Buletin oficial” se regăsesc deciziile emise, motivate, dar fără date de identificare a procedurii, a AC sau a OE.

În TED – achiziții la nivel european

Există trei tipuri de căutare în TED – de bază, avansată și expert (programare în cod). Puteți găsi diferențele și sfaturi despre cum să căutați aici.

TED e disponibil în toate limbile EU, puteți selecta limba română din drop-down-ul din colțul dreapta sus a paginii

Exemplu de căutare avansată:

Pentru a căuta o firmă înregistrată în România puteți accesa secțiunea căutare avansată  din partea dreaptă, sus și alege Loc de executare = 'Ro' din secțiunea 'Obiectul contractului'. Sau alege România de pe harta din prima pagină. Puteți opta între ediția curentă, anunțuri active și toate anunțurile, ultima variantă fiind cea mai inclusivă.

Din nou, dacă știți CIF-ul firmei este cel mai ușor de căutat. Dar puteți folosi și numele firmei, de exemplu Teamnet. Contează însă foarte mult cum scriem firma: teamnet ne duce la câteva zeci căutări, team net ne arată peste 1000 de articole. Așadar, este important să știți cât mai exact numele firmei. Introducerea termenilor între ghilimele poate ajuta la limitarea numărului de răspunsuri. Cu cât sunt mai multe cuvinte, cu atât există o șansă mai mare de a obține rezultate răsfirate, dacă nu limitați căutarea. De exemplu, puteți introduce "Autoritatea Națională pentru Drepturile Persoanelor cu Dizabilități, Copii și Adopții".

Alte portaluri

Există și alte pagini web românești care concentrează informații despre achiziții publice și care pot face căutarea mai ușoară. Unele dintre ele sunt contra cost, altele oferă servicii limitate gratuit, iar altele ofere servicii gratuit și vă permit să faceți propriile analize folosind datele exportate din SEAP.

• https://licitatia.ro, www.licitatiapublica.ro, www.licitatie-publica.ro/  etc - contra cost, dar oferă și anumite informații minimale gratuite
• https://sicap.ai/ - permite căutări după numele instituției sau al companiei, CUI-uri și afișează anumite statistici – număr de contracte, CPV-uri, AC care au cumpărat cel mai mult. Platforma permite direcționarea de pe pagina fiecărei achiziții către linkul din SEAP. Platforma este actualizată constant

sicap.ai

• http://data.g4d.ro/ - acces facil la achiziții directe și achiziții publice pornind de la diverse filtre (vezi mai jos). Portalul vă permite să căutați după mai multe filtre, să aranjați achizițiile după data, valoare, CUI, CPV etc. Puteți vedea, de asemenea, volumul de achiziții într-o anumită perioadă sau după CPV. Datele sunt actualizate zilnic.

Secțiunea volume / CPV va permite să vedeți care e suma a achizițiilor directe realizate într-o anumită zi, conform codului CPV.

Date deschise

Autoritatea pentru Digitalizarea României exportă datele din SEAP și le publică trimestrial pe portalul data.gov.ro. Puteți găsi toată arhiva cu date în format xls sau csv aici. Puteți găsi date specifice publicate lunar de Ministerul Sănătății aici.

3.7.6. Potențiale riscuri

Când ne uităm la riscurile legate de achiziții publice, trebuie să punem lucrurile și în context. Nu în toate cazurile este vorba de fraudă. Poate fi vorba și de erori, lipsă de capacitate, incompetență, legislație neclară etc. De asemenea, nici unele dintre motivele care sunt frecvent citate în spațiul public nu sunt mereu surse de fraudă, chiar dacă pot părea la prima impresie. Cel mai bine este obținem cât mai multe informații înainte de a ne face o opinie, pentru că dacă judecăm în funcție de informații parțiale este posibil să greșim.

Lista de mai jos ilustrează câteva dintre riscurile la care ne putem uita când vrem să analizăm achiziții publice. Lista nu este completă, însă vă oferă câteva mecanisme frecvente de abateri, fraudă și chiar corupție. Am separat riscurile sancționate de legislație și care pot sugera nereguli.

Pentru o listă mai completă puteți consulta și:

• Corpul de control al primului ministru - Ghidul cu indicatori fraudă și corupție și tipologii infracționale
• Ministerul Fondurilor Europene - Ghidul privind principalele riscuri identificate în domeniul achiziţiilor publice şi recomandările Comisiei Europene ce trebuie urmate de autorităţile de management/organismele intermediare în procesul de verificare a procedurilor de achiziţii publice din 04.06.2013
• OUG nr. 66 din 29 iunie 2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora
• Lege nr. 78 din 8 mai 2000 pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție

Vezi și analiza realizată de DNA cu privire la abuzul în serviciu în achiziții publice, care pornește de la cazuri unde există condamnare finală.

Legate de firme

• Firme înființate pentru a câștiga contracte – se poate vedea, de exemplu, dintr-o creștere foarte mare a volumului de achiziții/cifra de afaceri după înființarea firmei. De asemenea, putem identifica firme care s-au înființat recent și deja au un număr mare de contracte. În ultim caz, nu este întotdeauna un indiciu absolut, întrucât trebuie să vedem și cine este în spatele firmei și dacă are deja experiență, a lucrat până de curând altundeva etc.
• Firme care pierd o mare parte din venituri când o persoană cu legături politice care o sprijină nu mai este la putere. Putem observa din profitul firmei respective. Cu toate acestea, trebuie să punem lucrurile în context, pentru a vedea dacă nu cumva firma respectivă a avut și alte probleme sau a fost influențată de contextul general economic.
• Persoanele cu funcții de conducere/decizie din firmă sunt conectate politic sau au legături de familie/afinitate cu conducerile instituțiilor publice sau cu persoanele care iau deciziile cu privire la achiziții
• Firme care nu au capacitate și experiență și nu pot dovedi conform înregistrărilor de la Registrul Comerțului că au angajați, spații, mașini etc
• Firme care câștigă achiziții mari sau repetate, deși nu au capacitate și angajați – firme de apartament. Țineți cont că o firmă poate avea și terți susținători, adică alte firme care îndeplinesc condițiile de participare la licitație și care ajută ofertantul.

• Terțul ajuta o firma sa îndeplinească niște cerințe de calificare pe care aceasta nu le îndeplinește (cifra de afaceri, experiența, dotări), dar ofertantul trebuie să demonstreze că poate sa realizeze contractul. De exemplu, avem o licitație deschisă, cerința cifra de afaceri solicitată de 1 milion lei, experiența similară de 1 milion lei. AC propune construirea unei clădiri de 1 milion de lei. Firma x SRL, înființata acum o jumătate de an ia terț pentru experiența și cifra de afaceri, dar trebuie să demonstreze că are capacitatea să execute lucrarea de 1 milion – prin propunerea tehnică. Aici explică cu ce oameni, cu ce materiale, cu ce utilaje, în cât timp, ce tehnologii utilizează, ce sisteme de calitate folosește. Una dintre probleme este ca nimeni nu mai vede dacă toate cele povestite în Propunerea tehnică (cuantificate în propunerea financiară) sunt respectate, iar aceasta ar trebui să se verifice. La două luni sau trei de la semnarea contractului, ar trebui să se verifice: a venit firma X SRL cu 10 oameni? Sunt angajații săi? Sau lucrează cu firma primarului? A adus utilajele promise? Ca de obicei, firma Y care are 10 utilaje le promite în 10 proceduri de achiziție. E normal sa poată sa facă asta, pentru ca nu se știe cate licitații câștiga. Dar, când a câștigat, AC ar trebui sa verifice daca respecta ce a zis în ofertă. Și dacă nu o face, să aplice penalitățile din contract.

• Firme care câștigă licitații utilizând asociați/subcontractori, deși îndeplinesc singure cerințele din documentația de atribuire
• Firme care lucrează cu un număr foarte mic de AC / firme care încheie contracte cu o singură AC. Trebuie ținut cont de faptul că sunt firme care nu își permit o mobilitate mare. De exemplu, există costuri legate de lucrul la distanță față de punctul de lucru. Nu este în orice context un indicator de fraudă.
• Firme concurente care participă la licitație și sunt deținute de aceleași persoane/persoane între care există grade de rudenie / firme administrate de aceeași persoană, care oficial au proprietari diferiți.
• Firme care pregătesc dosarele de achiziție/caietele de sarcini și participă și la proceduri – nu este ilegal conform legii, dar este cu siguranță un conflict de interese moral. Sau persoane dintr-o firmă/AC care lucrează la caietul de sarcini și apoi se angajează la firma care a câștigat contractul
• Societăți care participă la achiziții la modul fictiv, fără a-și propune să câștige, dar care permit altora să obțină contractul.
• Firme care câștigă constant la licitații ca și competitori și care câștigă prin rotație.

Legat de instituție

• Decidenți care se află în conflicte de interese – au legături de familie/afinitate cu persoane din firma ofertantă  - puteți citi mai multe despre conflicte de interese în achiziții în ghidul ANAP și ghidul ANI
• Angajarea unor persoane în instituție care au rolul de a facilita câștigarea procedurilor de anumite firme
• Utilizarea la realizarea procedurilor a unor persoane din instituție fără expertiză și experiență

Procedurile

C.1. Planificare

Sancționate de legislație

• Realizarea de achiziții pentru servicii/bunuri/lucrări care nu sunt necesare
• Fragmentarea achiziției / Stabilirea în mod arbitrar a modului de realizare a achiziției, fără a respecta reglementările privind praguri și proceduri
• Alegerea unei proceduri neregulamentare, deși conform valorii estimate ar fi trebuit aleasă o procedură superioară
• Alegerea unor proceduri accelerate, deși nu e cazul
• Nu se elaborează/actualizează/publică planul de achiziții sau nu este complet
• Introducerea unor obstacole nejustificate în documentație care să afecteze concurența (experiență nejustificată, solicitări foarte specifice, solicitări care sunt construite după profilul unei anumite firme etc)

Alte indicii care pot sugera nereguli

• Stabilirea unor termene foarte scurte sau în perioade în care transparența și competiția ar putea fi afectate – de exemplu, pe 31 decembrie
• Formulări vagi, incomplete sau cu dedicație în caietele de sarcini/documentația de atribuire. De exemplu cerințele legate de experiență sau cele de participare sunt croite pentru a permite unei firme anume să participe la achiziție, solicitarea unor certificate sau autorizații care nu sunt relevante, solicitarea unor dovezi nerezonabile
• Contractul nu respectă condițiile de atribuire sau este deficitar. Modelul de contract din documentația de atribuire trebuie să fie identic cu contractul încheiat. Dacă este o problemă cu contractul, problema se regăsește de regulă la documentație, nu de implementare

C.2. Realizarea achiziției

Sancționate de legislație

• Anularea licitației în mod nejustificat pentru a elimina un ofertant
• Refuzul nejustificat al AC de a prelungi termenele de ofertare
• AC nu acordă dreptul de consultare a dosarului achiziției celor interesați
• Folosirea de informații din instituție pentru a favoriza anumite firme
• Angajați ai AC care ajută nejustificat, contrar legislației, firmele să depună documentația
• Acceptarea unor oferte întârziate – cazul procedurilor offline - sau a unor oferte improprii
• Contractul este atribuit unei firme care nu corespunde solicitărilor din caietul de sarcini/documentația de atribuire
• Existența unor conflicte de interese între proprietarii firmei și decidenți din instituție
• Acordarea contractului fără a ține cont de criteriile de atribuire -  de exemplu, o firmă care a ofertat un termen de livrare mai mare primește punctaj mai mare decât una care a ofertat un termen de livrare mai mic. Este posibil, de asemenea, ca o firmă care a oferta un preț mai mare să fie declarată câștigătoare și cea cu preț mai mic să fie respinsă, în situația în care oferta sa nu îndeplinește toate celelalte criterii stabilite în documentație (calificare, tehnic și chiar financiar, justificarea prețului aparent neobișnuit de scăzut, de exemplu)
• Modificarea anunțului prin clarificări, nu prin erate
• Modificarea semnificativă a solicitărilor din anunț
• Acordarea de contracte prin subcontractare unor firme care au fost respinse în procedura de atribuire
• Schimbare concertată a prețurilor de către toți ofertanții în cazul licitației electronice
• Nepublicarea rezultatelor procedurii
• Aplicarea incorectă a criteriilor de selecție
• Anularea artificială a procedurii
• Folosirea sau prezentarea de documente ori declarații false, inexacte sau incomplete, dacă fapta are ca rezultat obținerea pe nedrept sau reținerea pe nedrept de fonduri ori active din bugetul Uniunii Europene sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei / diminuarea ilegală a resurselor ce trebuie virate către bugetul Uniunii Europene sau către bugetele administrate de aceasta ori în numele ei (infracțiune)

Indicii care pot sugera nereguli

• Acordarea de contracte în mod repetat unui singur ofertant – a se vedea mai ales achizițiile directe. În acest caz putea avea o discuție: dacă produsele furnizate sunt foarte bune și prețul este bun, AC poate cumpăra de la același ofertant. Să cumperi de la alt ofertant doar pentru a nu se crede că există un aranjament nu este o strategie rezonabilă
• Contractul (mai ales dacă este semnificativ) este câștigat de firme care nu au niciun istoric/sunt înființate foarte recent. Dacă este vorba de o achiziție directă cu valoare mică nu este neapărat un indiciu
• Prezentarea unor prețuri nejustificat de scăzute
• Număr mic de oferte – mai ales un ofertant - fără justificare. Nu este întotdeauna un criteriu absolut. Câteodată firmele nu participă la achiziție pentru că prețul estimat de AC este prea mic sau marja de profit nu este suficient de motivantă
• Oferte care conțin informații similare sau greșeli identice, deși nu provin de la aceeași sursă
• Număr crescut de firme care renunță pe parcursul procedurii
• Prețurile unor firme care au mai participat la achiziții scad brusc când intră noi firme în competiție

C.3. Execuția contractului

Sancționate de legislație

• Suma ofertată este nejustificat de mică, dar este crescută semnificativ după semnarea contractului / suplimentarea nejustificată a contractului
• Se aduc modificări semnificative condițiile de contractare
• Se acceptă plăți pentru sume mult mai mari decât cele convenite
• Sunt plătite bunuri sau servicii care nu au fost planificate sau nu sunt necesare / achiziție fără planificare
• Se extinde termenul de implementare nejustificat
• Realizarea de plăți fără a exista lucrările/presta serviciile/furniza bunurile
• Pontarea unor ore fictive sau introducerea unor angajați fictive
• Procese verbale incomplete/inexistente
• Prelungirea termenului de plată în mod voit de către AC pentru a obține bani/bunuri de la firmă
• Schimbarea destinației fondurilor sau activelor

Indicii care pot sugera nereguli

• Lipsa unor controale sau controale realizate în mod deficitar sau de către persoane care nu au expertiză