Funcții

După ce am aranjat datele, putem începe să testăm diverse formule.

De exemplu, vrem să vedem câți bani s-au cheltuit pe achiziții publice în perioada respectivă. Apelăm la funcția SUM. Astfel, selectăm o căsuță liberă să introducem =SUM(F2:F111), unde F2 este prima căsuță pe care o luăm în calcul, iar F111 ultima; tot ce este cuprins între aceste căsuțe va fi adunat. Literele și cifrele se pot modifica în funcție de coloana sau rândul unde calculăm: pot fi deci A10:A536 sau D1:D5 etc.

Aflăm deci că s-au făcut achiziții directe din catalogul electronic de 3,1 milioane de lei, pentru baza de date selectată. În coloana din stânga avem 2,68 milioane, valoare estimată. Valoarea estimată este aceea pe care AC o include în documentația aferentă achiziției și reprezintă suma pe care AC consideră că o va cheltui cu procedura respectivă.

Diferența poate fi calculată prin introducerea următoarei formule: =F3-E3. Ce ne poate arăta interesant folosirea acestei funcții este diferența între valoarea estimată și cea finală a achiziției. Dacă identificăm diferențe de 25%-30% ne putem uita mai cu atenție, pentru că înseamnă fie că pronosticurile inițiale nu au fost făcute corect, fie că există o problemă de alt ordin.

O altă funcție care poate fi utilă în anumite circumstanțe este media aritmetică (AVERAGE), care se calculează prin introducerea formulei =AVERAGE (F2:F111), respectivă valoarea totală a căsuțelor/numărul de intrări. Vedem astfel că valoarea media a achiziției este de 28,575.83.

Dar media aritmetică poate fi de multe ori înselătoare, dacă avem valori mari și dispersate. Dacă vrem să vedem numărul cel mai apropiat de valoarea centrală, eliminând anumite distrosiuni care pot proveni de la valori extreme care pot fi prea mari sau mici, putem folosi =MEDIAN (F2:F111). Mediana este valoarea care împarte un grup de date în două serii numeric egale. În acest context, mediana este formula care ne arată cel mai bine care este valoarea de mijloc a grupului de date.

Funcția MODE ne arată care sunt valorile care se repetă de cele mai multe ori. Pentru a calcula această funcție introduceți formula =MODE(F2:F111).

Ne mai poate interesa să numărăm anumite valori. De exemplu, poate vrem să știm din 110 de contracte care sunt sub valoarea de 10.000 de lei. Astfel, putem folosi funcția =COUNTIF(F2:F111,”<10000″). Avem un rezultat de 66 din 110 intrări care au valoare sub 10000 lei.

Cu aceeași funcție putem găsi și cuvinte. De exemplu, căutăm cuvântul “consultanta” în coloana G.

Am găsit 110 instanțe în care este folosit cuvântul “consultanta”. Pentru a fi siguri că găsiți mai ușor cuvintele, puteți introduce termenul între *, folosirea semnului asigură o căutare mai generală, care include în criteriile de căutare cuvinte aproximative, care sunt scrise cu literă mare, diacritice etc. Cu alte cuvinte, nu este o căutare exactă pentru termenul specific.

Puteți merge și mai departe cu funcția COUNTIFS, în care puteți combina mai multe variabile. De exemplu, vrem să aflăm câte intrări există care sunt peste 50.000 și au termenul “management” în ele. Astfel, introducem coloana F pe post de câmp pentru prima căutare, alături de variabila >50000 și coloana G pentru a doua, în combinație cu variabila “*management*”. Răspunsul pe care îl primim este că avem 10 achiziții care au o valoare mai mare de 50.000 de lei și care au un CPV care face referire la management.

Tot la capitolul numărare, mai avem câteva formule:

• Count– numără celulele care conțin numai numere
• CountA– numără celulele care nu sunt goale
• CountBlank – numără celulele goale