Câteodată, întrucât nu există fișiere .xls, lucrăm cu .csv (Comma-separated values). Acestea din urmă se pot importa în Excel: data > from text > selectați fișier. Cel mai probabil, fișierele .csv au separatoare între coloane de tipul , sau ^ sau “. Puteți vedea separatorul în pasul 1 al importului (marcat cu roșu). Selectați delimited
Ulterior, selectați separatorul în pasul 2. În pasul 3, puteți selecta tipul de conținut al coloanei (text, dată, număr etc).
Odată ce avem fișierul este important să verificăm că toate datele sunt corecte și coerente. De multe ori datele produse de instituțiile publice pot fi exportate eronat. Nu rareori se întâmplă ca o achiziție să figureze cu valoarea de 300 de milioane și să fie în realitate de doar 3 milioane. Importul poate fi mai complicat câteodată pentru datele sunt de calitate proastă. De exemplu, putem avea ca separator virgula, ceea ce ne complică mult lucrul pentru că putem avea virgule și în interiorul unei căsuțe. Puteți să vă uitați peste date la modul generic și dacă găsiți valori care sunt flagrant mai mari să le verificați la sursă direct.
De asemenea, de multe ori datele pot să nu fie coerente. Avem virgulă în loc de punct sau avem o dată care nu este formatată la fel ca toate celelalte. La achiziții este foarte important ca virgula și punctul să fie puse corect și să reprezinte același lucru. De exemplu, 100.00 și 100,000 sunt valori complet diferite, dar dacă inversăm semnele putem avea o confuzie destul de mare.
Pentru început, selectați datele > click dreapta > format cells > numbers. De aici puteți stabili formatul numerelor. De exemplu, puteți seta separatorul mii (,), pentru ca toate numerele să fie formatate la fel. Câteodată, datele trebuie aranjate și manual.