Cel puțin o dată pe lună veți avea o ședință ordinară de consiliu, la convocarea primarului. Este probabil să fiți convocați frecvent în ședințe extraordinare, la convocarea fie a primarului, a unei treimi din consilieri, fie a primarului la solicitarea prefectului. Ședința se organizează în cinci zile la convocare ordinară și trei zile la convocare extraordinară. În documentele de convocare sunt trecute locul, timpul, subiectele ce vor fi discutate și materialele aferente, indicarea comisiilor cărora le-au fost transmise spre avizare proiectele de hotărâri, precum și invitația de a face amendamente la propunerile de hotărâri.
Mare atenție la ședințele extraordinare și, mai ales, la ”suplimentarea ordinii de zi” cu diverse proiecte de hotărâri. Aceasta este o tehnică folosită adesea de primari pentru a-şi lua pe nepregătire opoziţia! Competenţa pe un domeniu şi buna relaţie cu funcţionarii importanţi din aparat (vezi punctul b mai sus) vă vor permite să anticipaţi aceste mişcări.
Documentul de convocare are atașată o ordine de zi întocmită de secretarul general al UAT și compartimentele de resort din aparatul de specialitate al primarului. Pe ordinea de zi a ședințelor pot fi nu doar proiecte de hotărâri, ci și diverse rapoarte (ale primarului, viceprimarului, operatorilor de utilități publice) sau alte probleme la nivel local. Ca un proiect de hotărâre să intre pe ordinea de zi, el trebuie să aibă: referat de aprobare (semnat de inițiator); rapoartele compartimentelor relevante din aparatul de specialitate al primarului; avizele consultative ale comisiilor de specialitate ale consiliului local și alte documente, dacă e cazul. Inițiatorul unui proiect de hotărâre poate fi primarul sau un consilier local; mai rar, cetățenii.
Important: proiectele de hotărâri trebuie redactate conform normelor de tehnică legislativă. Totuși, trebuie reținute câteva chestiuni. Formatul unei hotărâri de consiliu local nu e neapărat la fel de ”legalist” ca alte acte normative; preocuparea voastră ar trebui să fie în special pe conținut. Veți avea sprijin din partea funcționarilor din aparatul de specialitate al primăriei pe aspectele de formă, dacă știți exact care e problema pe care încercați să o rezolvați, ce soluții realiste există, care e motivul pentru care preferați una din soluții, de câte resurse (bani, oameni) e nevoie.
Cu alte cuvinte, dacă vă este clar ce anume policy vreţi să aplicaţi. Toate acestea trebuie clar specificate în proiectul de hotărâre, respectiv referatul de aprobare, semnat de inițiator. Proiectele, însoțite de referatul de aprobare, se înregistrează la secretarul general al UAT. Ele se trimit mai departe la compartimentele de resort din aparatul de specialitate al primarului și la comisiile de specialitate ale consiliului local.
Consultarea: dacă vreți ca o propunere de proiect de hotărâre să fie bine elaborată și să aibă șanse mari să fie aprobată (chiar și acolo unde nu aveți majoritate), este esențial să discutați dinainte cu toți actorii implicați, cu toți cei care urmează să fie afectați într-un fel sau altul de aceasta. Discuțiile cu toți cei implicați ajută nu doar la înțelegerea mai bună a problemei care trebuie rezolvată și a soluției optime, ci și la construirea unei ”coaliții” de actori care să vă ajute să vă promovați proiectul. Cu cât acesta e mai vizibil și mai bine argumentat, cu atât are șanse mai mari să treacă, chiar și atunci când nu aveți o majoritate.
Pentru acte administrative normative – adică cele care stabilesc reguli cu aplicabilitate largă – există o obligație legală de asigurare a transparenței: se publică un anunț care conține proiectul actului normativ cu cel puțin 30 de zile înainte de aprobare, se oferă minim 10 zile pentru exprimarea opiniilor de la publicul larg, se consemnează și se analizează sugestiile primite și se definitivează textul actului normativ. Există și posibilitatea ca publicul să solicite o dezbatere publică – dacă cererea vine de la un ONG sau de la o autoritate publică organizarea dezbaterii e obligatorie. Mai multe detalii la 4. Bune practici de transparență a consiliului local
De exemplu: vreți să fie modernizat un parc. E nevoie să discutați cu specialiști; cu departamentele relevante din primărie; cu membrii comisiilor de specialitate relevante din consiliul local; cu cetățenii care stau în zonă; să vedeți ce ar însemna lucrările, ce documente trebuie elaborate, ce buget ar fi necesar, cât timp ar dura și de unde pot fi luați banii.
Ședințele se desfășoară legal când sunt prezenți majoritatea consilierilor locali (fizic sau online); absența trebuie motivată. Ședințele sunt publice, cetățenii având acces la proiectele de hotărâri, procesele verbale ale ședințelor și la ședința propriu-zisă. Hotărârile se adoptă prin majoritate simplă (majoritatea celor prezenți) sau absolută (majoritatea întregului consiliu), în funcție de tipul de hotărâre.
Majoritatea absolută e necesară în legătură cu bugetul, împrumuturile, stabilirea impozitelor și taxelor locale, participarea programe de dezvoltare județeană, regională, zonală, transfrontalieră, organizarea și dezvoltarea urbanistică, asocierea / cooperarea cu alte autorități sau persoane juridice, administrarea patrimoniului, hotărâri privind participarea la organisme prestatoare de servicii publice, inclusiv la nivel județean etc. Există și situații în care este nevoie de majoritatea calificată (2/3 din consilierii în funcție) dar acestea au fost însă substanțial limitate în noul Cod Administrativ: mai este nevoie de majoritate calificată doar pentru dobândirea sau înstrăinarea de bunuri imobile.
Votul poate fi deschis (prin ridicarea mâinii, la apel nominal al președintelui de ședință, electronic) sau secret (prin buletine de vot, în cazuri excepționale cum ar fi hotărâri cu caracter individual cu privire la persoane).
În timpul dezbaterii din consiliul local, se poate ajunge la concluzia că proiectul trebuie amendat. În acest caz, președintele de ședință retrimite proiectul la iniţiator și compartimentele de specialitate. Hotărârile adoptate sunt semnate la finalul ședinței de președintele de ședință și de secretarul general al UAT, pentru legalitate. Secretarul poate refuza să semneze, dacă consideră că hotărârea este ilegală, caz în care trebuie să motiveze în scris la ședința următoare și să susțină motivația, acest lucru fiind consemnat în procesul verbal al ședinței.