Art. 8-12 din Legea 52/2003; Cap. III, secțiunea 4 din Codul Administrativ
Unul dintre mijloacele prin care un consilier poate asigura transparența activității sale este prin deschiderea ședințelor publice către toți cei interesați. În unele locuri accesul la ședințele consiliului local devine o întreagă epopee din cauza obstacolelor deliberate în calea accesul celor interesați, puse de regulă de primar, care invocă tot felul de motive – lipsa locuri în sală, de exemplu! În alte comunități, invers, un număr prea mic de cetățeni sunt interesați să participe la astfel de ședințe.
Rolul consilierului este deci unul dublu: pe de o parte, să se asigure că accesul este permis tuturor celor interesați; pe de altă parte să încerce să dinamizeze participarea publică, pentru a se asigura că deciziile luate la nivel local sunt într-adevăr reprezentantive și reflectă interesele locale.
Ședințele sunt publice și se organizează de regulă lunar, dar pot fi ţinute și ședinţe extraordinare sau de îndată, în cazul unor situații ieşite din comun. De asemenea, și ședințele comisiilor de specialitate sunt publice, iar consilierii pot invita orice alte persoane relevante pentru subiect.
Ședințele consiliului local sunt anunțate cu trei zile înainte de data desfăşurării:
- la sediul autorităţii publice,
- pe pagina de internet a autorităţii
- către mass-media
- sunt aduse la cunoştinţa cetăţenilor care au înaintat recomandări pentru proiecte
Anunțul și invitarea persoanelor relevante intră în grija responsabilului desemnat pentru relația cu societatea civilă. Anunțul trebuie să includă data, ora, locul desfăşurării şi ordinea de zi. În cazul localităților unde minoritățile naționale au o pondere mai mare de 20% din numărul locuitorilor ordinea de zi trebuie publicată și în limba maternă a minorității respective.
Persoanele interesate pot participa la ședințele publice în limita locurilor disponibile în sală. Președințele de ședință stabilește ordinea de intervenție, care nu poate afecta accesul mass media în sală.
Ulterior ședinței, pe site-ul primăriei și la sediu se publică minuta ședinței (procesul verbal) cu votul fiecărui consilier (cu excepția cazurilor în care a fost secret). Ședințele publice pot fi înregistrate, dacă este cazul. Ca bună practică, toate ședințele publice ar trebui transmise public, ceea ce cu actualele mijloace online nici nu este aşa greu. Din poziția de consilier local puteți asigura chiar dumneavoastră transmisiunea live a ședințelor, dacă nu există altă posibilitate, cu respectarea normelor privind protecția datelor personale și a altor informații care nu sunt destinate publicului.
Anual, autorităţile publice trebuie să întocmească un raport care include numărul recomandărilor primite, al celor incluse în actele finale, numărul participanților la ședințe, dezbaterilor publice organizate, situaţiile în care autoritatea a fost acţionată în justiţie, relaţia cu cetăţenii şi asociaţiile legal constituite, dar şi numărul de şedinţe care nu au fost publice.